Jak mierzyć zużycie farb i zarządzać magazynem w salonie fryzjerskim?

Od czego zacząć dobre zarządzanie produktami w salonie?

Pierwszym krokiem jest stworzenie jednej, aktualnej ewidencji produktów. Powinna obejmować farby, oksydanty, rozjaśniacze, tonery i pozostałe preparaty wykorzystywane podczas usług.

Nie trzeba od razu spisywać każdej rękawiczki i rolki ręcznika papierowego. Na początek warto skupić się na produktach, które mają największe znaczenie dla codziennej pracy i wartości zapasów.

Dla każdego produktu przydadzą się następujące informacje:

W ewidencji warto uwzględniać również ilość produktu pozostałą w otwartych opakowaniach. Tubka farby o pojemności 60 g może wystarczyć na kilka koloryzacji, dlatego sama liczba opakowań na półce nie pokazuje, ile produktu salon ma jeszcze do dyspozycji. Dokładniejszy obraz zapasów daje rejestrowanie ilości zużywanej podczas każdej usługi.

Warto też ustalić, kto odpowiada za aktualizowanie listy produktów, przyjmowanie dostaw i sprawdzanie stanów. W małym salonie wszystkie te zadania może wykonywać jedna osoba, natomiast przy większym zespole dobrze jest podzielić odpowiedzialność, ale pozostawić jeden sposób zapisu.

Jak rejestrować zużycie farb, żeby stan magazynu odpowiadał rzeczywistości?

W przypadku produktów koloryzacyjnych samo odnotowanie otwarcia opakowania daje zbyt mało informacji. Jedna tubka może wystarczyć na kilka różnych mieszanek, a podczas jednej wizyty można wykorzystać produkty z kilku opakowań.

Dlatego zużycie farb najlepiej zapisywać w gramach, bezpośrednio podczas przygotowywania mieszanki.

Załóżmy, że na stanowisku wykorzystywane są dwa odcienie i oksydant. Każdy produkt powinien zostać zarejestrowany osobno, zgodnie z rzeczywiście odmierzoną ilością. Dzięki temu salon wie, ile konkretnego odcienia zostało wykorzystane, a nie tylko ile tubek otwarto w danym tygodniu.

Takie dane pomagają później odpowiedzieć na praktyczne pytania:

• Które odcienie są wykorzystywane regularnie?
• Jak szybko zużywa się określony oksydant?
• Czy zapas konkretnej linii wystarczy do kolejnej dostawy?
• Czy rzeczywisty stan produktu zgadza się z ewidencją?

Zapisywanie ilości ręcznie jest możliwe, ale wymaga konsekwencji i dodatkowego czasu. Dosiq ułatwia ten proces, pozwalając rejestrować rzeczywiste zużycie produktów już podczas przygotowywania mieszanki, również z wykorzystaniem wagi Bluetooth.

Każda koloryzacja pozostawia po sobie dokładny zapis wykorzystanych farb i oksydantów. Dzięki temu osoba zarządzająca salonem ma dostęp do historii zużycia, może sprawdzić, które produkty są wykorzystywane najczęściej, i na tej podstawie lepiej planować zakupy.

Rejestruj rzeczywiste zużycie farb

Trzeba przy tym rozróżnić dwie rzeczy: historię zużycia i stan magazynowy. Historia pokazuje, ile produktów wykorzystano podczas usług. Gospodarka magazynowa dodatkowo uwzględnia dostępne zapasy i pomaga określić, co należy zamówić.

Zobacz, jak działa Dosiq

Dlaczego stan w ewidencji czasem nie zgadza się z tym, co jest na półce?

Nawet dobrze prowadzona ewidencja wymaga okresowego sprawdzenia.

Rozbieżności mogą pojawić się podczas przyjmowania dostawy, przenoszenia produktów między stanowiskami, wydawania preparatów do innych zastosowań albo wprowadzania danych. Zdarza się też, że opakowanie jest uszkodzone lub produkt zostaje wycofany z użycia.

Dlatego warto ustalić regularny sposób weryfikowania stanów magazynowych. Raz w tygodniu można sprawdzać produkty o największej rotacji, szczególnie popularne odcienie i oksydanty. Raz w miesiącu warto porównać rzeczywistą ilość produktów na półkach z danymi zapisanymi w ewidencji.

Podczas takiego porównania warto zanotować

• Stan produktu widoczny w ewidencji.
• Ilość faktycznie dostępną w salonie.
• Wielkość różnicy.
• Prawdopodobną przyczynę rozbieżności.
• Wprowadzoną korektę.

Nie każda różnica oznacza ten sam problem. Jeśli rozbieżności regularnie dotyczą produktów przyjmowanych od dostawcy, warto sprawdzić sposób rejestrowania dostaw. Jeśli pojawiają się przy preparatach używanych na kilku stanowiskach, przyczyną może być sposób zapisywania ich wykorzystania.

Dobrze prowadzone zapisy pomagają więc poprawiać organizację pracy. Sama korekta liczby w magazynie nie wyjaśnia jednak jeszcze, skąd wzięła się różnica.

Kiedy zamawiać kolejne farby i oksydanty?

Najwygodniej planować zamówienia na podstawie dwóch wartości: stanu minimalnego i stanu docelowego.

Stan minimalny to poziom zapasu, przy którym trzeba rozpocząć uzupełnianie produktu. Stan docelowy określa, do jakiej ilości chcemy uzupełnić magazyn.

Obie wartości powinny wynikać z tempa zużycia produktu, częstotliwości dostaw i czasu oczekiwania na zamówienie.

Przykładowo, salon zużywa średnio cztery tubki popularnego odcienia tygodniowo. Dostawa od hurtowni zajmuje zwykle trzy dni robocze, ale czasem się opóźnia. Przy ustalaniu minimalnego stanu warto uwzględnić zarówno przewidywane zużycie w czasie oczekiwania, jak i rozsądny zapas na opóźnienia.

Inaczej będzie wyglądać planowanie dla odcienia wykorzystywanego codziennie, a inaczej dla produktu potrzebnego przy kilku wizytach w miesiącu.

Dane przykładowe. Wartości minimalne i docelowe należy dostosować do konkretnego salonu.

W tym zestawieniu farba A i oksydant wymagają uzupełnienia. Farby B nie trzeba jeszcze zamawiać, mimo że jej stan jest niższy od docelowego - ustalony próg minimalny nie został przekroczony.

Tak działa podstawowa logika zamówień magazynowych. W Dosiq funkcje zarządzania magazynem pozwalają określić stany minimalne i docelowe oraz wyliczać ilości produktów potrzebnych do zamówienia.

Zamawiaj produkty w odpowiednim czasie

Przy planowaniu zakupów warto uwzględniać także terminy ważności i częstotliwość wykorzystywania poszczególnych odcieni. Większe zamówienie nie zawsze jest korzystne, szczególnie jeśli część produktów przez długi czas pozostaje na półce.

Sprawdź funkcje magazynowe

Które produkty warto sprawdzać częściej?

Nie wszystkie pozycje magazynowe wymagają takiej samej uwagi. Dobrym punktem wyjścia jest podział produktów na trzy grupy:

• Produkty o wysokiej rotacji. Najczęściej wykorzystywane odcienie, oksydanty i preparaty, których brak może utrudnić realizację zaplanowanych usług. Ich stany warto sprawdzać regularnie.
• Produkty wykorzystywane okazjonalnie. Specjalistyczne odcienie i preparaty potrzebne przy konkretnych technikach. Tutaj ważne jest planowanie zakupów w odniesieniu do nadchodzących wizyt.
• Produkty zalegające. Preparaty, które od dłuższego czasu nie są wykorzystywane. Warto sprawdzić ich termin ważności, przydatność w aktualnej ofercie salonu i zasadność kolejnego zakupu.

Taki podział pomaga ustalić priorytety. Zespół nie musi codziennie sprawdzać całego magazynu, a osoba zarządzająca salonem może poświęcić więcej uwagi produktom, których brak lub nadmiar rzeczywiście wpływa na organizację pracy.

Jakie dane analizować co tydzień, a jakie raz w miesiącu?

Dane magazynowe są najbardziej przydatne wtedy, gdy prowadzą do konkretnych decyzji.

Cotygodniowy przegląd może zająć się bieżącymi potrzebami salonu: stanami popularnych produktów, brakami, dostawami i listą zakupów. Raz w miesiącu warto spojrzeć szerzej na tempo zużycia i produkty zalegające.

Przy porównywaniu zużycia między miesiącami trzeba uwzględniać liczbę i rodzaj wykonanych usług. Większe zużycie produktu może wynikać po prostu z większej liczby koloryzacji lub zmiany technik pracy.

W Dosiq historia zużycia i statystyki materiałowe pozwalają analizować wykorzystanie produktów w czasie. To przydatne uzupełnienie informacji magazynowych, zwłaszcza gdy salon chce podejmować decyzje zakupowe na podstawie rzeczywistego zapotrzebowania.

Ile można potencjalnie zaoszczędzić dzięki dokładniejszej rejestracji zużycia?

Dokładniejsza ewidencja pozwala lepiej ocenić skalę wykorzystania produktów. Jeżeli salon chce dodatkowo sprawdzić, jaki efekt finansowy może przynieść ograniczenie niewykorzystanych mieszanek, warto wykonać osobną symulację.

Patryk Warecki, twórca Dosiq przygotował dedykowany kalkulator potencjalnych oszczędności. Pomaga on oszacować możliwe korzyści na podstawie wprowadzonych założeń dotyczących pracy salonu.

Wynik kalkulatora jest prognozą, a nie pomiarem faktycznych oszczędności. Nie pokazuje też pełnego efektu finansowego zmian w gospodarce magazynowej, takich jak zmniejszenie wartości zalegających zapasów czy rzadsze zamówienia awaryjne.

Jeśli celem jest ocena tych obszarów, warto porównywać własne dane magazynowe z kolejnych miesięcy.

Jak utrzymać porządek w magazynie na dłużej?

Porządek w magazynie najłatwiej utrzymać wtedy, gdy aktualizowanie stanów produktów staje się częścią codziennej pracy salonu.

Po przyjęciu dostawy nowe produkty trafiają do ewidencji, a podczas koloryzacji zapisywane jest ich rzeczywiste zużycie. Regularne sprawdzanie stanów pozwala odpowiednio wcześnie przygotować zamówienia i zauważyć produkty, które od dłuższego czasu zalegają na półkach.

Przy większej liczbie stanowisk ręczne prowadzenie takiej ewidencji może jednak zajmować sporo czasu. Dosiq ułatwia ten proces, łącząc rejestrowanie zużycia farb podczas koloryzacji z funkcjami zarządzania magazynem. Dzięki temu osoba zarządzająca salonem może na bieżąco sprawdzać dostępność produktów i planować zamówienia na podstawie danych z codziennej pracy zespołu.