Gdzie naprawdę uciekają pieniądze z koloryzacji?

Gdzie najczęściej salon traci pieniądze?

Największe straty nie wynikają z jednego kosztownego błędu. Zazwyczaj składają się z wielu drobnych sytuacji, które powtarzają się każdego dnia.

W poprzednim artykule pokazaliśmy, dlaczego liczba wizyt nie zawsze przekłada się na rentowność salonu. Tym razem przyjrzymy się temu, co dzieje się podczas samej koloryzacji. To właśnie wtedy powstaje wiele kosztów, których nie widać ani w grafiku, ani w miesięcznych obrotach.

Kilka gramów produktu więcej podczas przygotowywania mieszanki, resztki farby pozostające po zakończonej koloryzacji, dodatkowe tonowanie czy brak wiedzy o rzeczywistym koszcie wykonania usługi osobno wydają się nieistotne. Razem potrafią znacząco obniżyć rentowność salonu.

Najczęściej pieniądze uciekają w siedmiu miejscach. Każdy z tych punktów warto przeanalizować osobno.

1. Zapas produktów przygotowywany „na wszelki wypadek”

Przygotowanie większej ilości produktu niż wynika z realnych potrzeb to jedno z najczęstszych źródeł strat podczas koloryzacji. Sam zapas nie jest problemem. Pojawia się on wtedy, gdy staje się codziennym nawykiem.

Podczas koloryzacji trudno przewidzieć wszystko z idealną dokładnością. Grubsze włosy, większa długość albo konieczność mocniejszego nasycenia sprawiają, że wiele osób woli przygotować trochę więcej produktu niż ryzykować jego brak w trakcie aplikacji.

To zrozumiałe. Dorabianie mieszanki w połowie usługi zabiera czas i wybija z rytmu pracy. Jednak to właśnie tutaj zaczynają pojawiać się pierwsze, często niewidoczne koszty.

Jeżeli przy większości koloryzacji zostaje kilka lub kilkanaście gramów mieszanki, salon regularnie kupuje więcej produktów niż rzeczywiście wykorzystuje. Pojedyncza usługa nie robi dużego wrażenia, ale po miesiącu różnica zaczyna być zauważalna, a po roku może oznaczać koszt liczony w tysiącach złotych.

Największym problemem nie jest więc jednorazowe przygotowanie zbyt dużej ilości farby. Problemem jest brak informacji, jak często taka sytuacja się powtarza i czy można ją ograniczyć przy kolejnych wizytach.

2. Kilka gramów więcej wydaje się drobiazgiem. Do momentu, kiedy policzysz cały miesiąc.

Niewielkie różnice podczas ważenia produktów należą do najtrudniejszych do zauważenia źródeł strat. Nie dlatego, że są rzadkie, ale dlatego, że zdarzają się niemal każdego dnia.

Jak mówi Klaudia Warecka, kolorystka i współtwórczyni Dosiq: „Nawet bardzo sumiennie zapisując zużycie produktów, łatwo pominąć kilka gramów. Farby najczęściej dozuje się w proporcji 1:1, 1:1,5 albo 1:2. Wystarczy, że podczas mieszania lekko przeleje się produkt. Na wadze pojawia się 43 g farby i 40 g oksydantu, ale w zapisie zostaje 40 g i 40 g. Trzy gramy wydają się niczym, jednak jeśli taka sytuacja powtarza się przez cały miesiąc, robi się z tego konkretna kwota”.

To dobry przykład pokazujący, dlaczego analiza kosztów koloryzacji nie powinna opierać się wyłącznie na założeniach.

Załóżmy, że salon wykonuje 200 koloryzacji miesięcznie. Jeżeli podczas każdej z nich rzeczywiste zużycie farby będzie większe tylko o 3 gramy, miesięcznie oznacza to już 600 gramów produktu, którego koszt nie został nigdzie uwzględniony.

Przy farbach sprzedawanych w tubkach po 60 gramów daje to równowartość 10 dodatkowych tubek.

Te straty nie wynikają z braku staranności. Praca przy koloryzacji wymaga tempa, precyzji i jednoczesnego wykonywania wielu czynności. Drobne odchylenia są naturalne. Warto jednak wiedzieć, jak często się pojawiają i jaki mają wpływ na koszt usługi.

Jak podkreśla Klaudia: „Nie chodzi o to, żeby udowadniać komuś błędy. Chodzi o to, żeby wiedzieć, ile takich mikroodchyleń pojawia się w rzeczywistej pracy salonu. Dopiero wtedy można prawidłowo policzyć koszt wykonania usługi”.

3. Resztki mieszanek wylewane po koloryzacji wracają przy każdej kolejnej wizycie

Resztki produktu po zakończonej koloryzacji nie są jednorazową stratą. Jeśli nie wiadomo, ile mieszanki zostało i dlaczego, ten sam błąd najczęściej powtarza się podczas kolejnej wizyty.

Pierwsza koloryzacja zawsze wiąże się z pewną niewiadomą. Nie wiemy jeszcze, jak włosy zareagują na produkt, ile dokładnie materiału będzie potrzebne ani czy w trakcie aplikacji nie okaże się, że trzeba przygotować dodatkową porcję.

Dlatego wiele osób pracujących z kolorem przygotowuje mieszankę z niewielkim zapasem. Po zakończeniu usługi okazuje się jednak, że w misce zostało na przykład 10 gramów produktu. To zbyt mało, żeby wykorzystać go ponownie, więc trafia do zlewu.

Przy następnej wizycie tej samej osoby znów przygotowywana jest podobna ilość produktu, bo nigdzie nie została zapisana informacja, że poprzednim razem mieszanki było za dużo. Efekt? Kolejne 10 gramów zostaje w misce. I tak przez miesiące, a nawet lata.

To jeden z tych kosztów, które trudno zauważyć podczas jednej wizyty, ale bardzo łatwo policzyć w dłuższej perspektywie.

4. Poprawki podczas koloryzacji kosztują więcej niż widać na pierwszy rzut oka

Każda poprawka wykonana w trakcie usługi zwiększa koszt materiałów i wydłuża czas pracy. Jeśli takie sytuacje nie są uwzględniane podczas analizowania rentowności, łatwo dojść do błędnych wniosków.

Koloryzacja nie zawsze przebiega zgodnie z planem. Czasami włosy wymagają dodatkowego tonowania, czasami konieczne jest wykonanie kąpieli rozjaśniającej, a czasami trzeba przygotować kolejną mieszankę, żeby uzyskać oczekiwany efekt. To normalna część pracy z kolorem. Nie każdej poprawki można uniknąć i nie każda świadczy o błędzie.

Problem pojawia się wtedy, gdy koszt tych dodatkowych etapów w ogóle nie jest analizowany.

Przykład z codziennej pracy: koloryzacja zaczyna się od przygotowania 90 gramów farby. Następnie potrzebny jest toner — kolejne 60 gramów. Efekt okazuje się niewystarczający, więc wykonywana jest kąpiel rozjaśniająca z wykorzystaniem kolejnych produktów. Na końcu pojawia się jeszcze jedno tonowanie przy myjce.

Jedna taka sytuacja nie wydaje się kosztowna, ale jeśli podobne poprawki zdarzają się regularnie, koszt materiałów na usługę zaczyna szybko rosnąć. Dopiero uwzględnienie wszystkich produktów wykorzystanych podczas usługi pozwala określić jej rzeczywisty koszt.

Poprawki wpływają nie tylko na koszt materiałów. Każdy dodatkowy etap oznacza również więcej czasu poświęconego jednej usłudze. Jeśli koloryzacja wydłuży się nawet o 20–30 minut, w tym czasie nie można rozpocząć kolejnej wizyty. Z perspektywy rentowności salonu również jest to koszt, choć nie pojawia się na fakturze za produkty.

5. Brak kontroli stanów magazynowych utrudnia znalezienie źródła strat

Sam stan magazynowy nie mówi jeszcze, dlaczego produkty znikają. Pokazuje jedynie efekt końcowy. Żeby znaleźć źródło strat, potrzebne są dane o rzeczywistym zużyciu podczas każdej usługi.

W wielu salonach kontrola magazynu ogranicza się do sprawdzenia, czego zaczyna brakować i przygotowania kolejnego zamówienia. To wystarcza, żeby zachować ciągłość pracy, ale nie pozwala odpowiedzieć na znacznie ważniejsze pytania.

Bez połączenia magazynu z rzeczywistym zużyciem produktów trudno odróżnić naturalne zużycie od strat. W efekcie kolejne zamówienia są planowane na podstawie intuicji, a nie danych. To właśnie dlatego zdarza się, że salon regularnie kupuje więcej produktów, chociaż liczba koloryzacji pozostaje na podobnym poziomie.

• Czy farby rzeczywiście zostały wykorzystane podczas koloryzacji?
• Czy część produktów regularnie zostaje w misce?
• Czy różnice wynikają z większej liczby usług, czy z większego zużycia materiałów?
• A może problem pojawia się już na etapie zapisywania receptur?

6. Wycena usługi często zakłada idealny przebieg koloryzacji

Jednym z najczęstszych błędów podczas wyceny usług jest przyjęcie założenia, że każda koloryzacja przebiega dokładnie według planu. W praktyce codzienna praca wygląda inaczej.

Wyliczając koszt usługi, najczęściej bierze się pod uwagę ilość farby wynikającą z receptury, odpowiednią ilość oksydantu oraz podstawowe materiały jednorazowe. Problem polega na tym, że taka kalkulacja opisuje sytuację idealną.

Nie uwzględnia niewielkich różnic podczas ważenia produktów, dodatkowych mieszanek przygotowanych w trakcie usługi, resztek pozostających po koloryzacji ani poprawek, które czasami są konieczne, żeby osiągnąć oczekiwany efekt.

Każda z tych sytuacji zwiększa koszt wykonania usługi. Jeżeli nie zostanie uwzględniona podczas wyceny, łatwo dojść do wniosku, że marża jest wyższa niż wygląda to w rzeczywistości.

Nie da się założyć, że każda koloryzacja będzie przebiegała identycznie. Pomyłki zdarzają się każdemu. Lepiej wiedzieć, jak często się pojawiają i uwzględnić je przy wyliczaniu kosztu usługi. Dzięki temu cena lepiej odzwierciedla rzeczywiste wydatki salonu.

Celem nie jest stworzenie idealnej kalkulacji, ale takiej, która odpowiada codziennej pracy salonu.

7. Ta sama koloryzacja może kosztować różne kwoty

Koszt wykonania usługi zależy nie tylko od receptury, ale również od sposobu pracy. Dlatego w salonach zatrudniających kilka osób rzeczywiste zużycie produktów może znacząco się różnić, nawet podczas wykonywania tej samej koloryzacji.

Przy wycenie usług często zakłada się, że skoro receptura jest taka sama, koszt materiałów również będzie identyczny. W praktyce różnice pojawiają się bardzo szybko.

Jedna osoba przygotuje dokładnie tyle produktu, ile jest potrzebne. Druga doda kilka gramów więcej, żeby mieć zapas. Ktoś inny podczas aplikacji zdecyduje się przygotować dodatkową porcję mieszanki. Wszystkie te decyzje są podejmowane w dobrej wierze i wynikają z doświadczenia oraz indywidualnego stylu pracy.

Nie chodzi o ocenianie, kto pracuje lepiej, tylko o świadomość, że rzeczywisty koszt wykonania tej samej usługi może się różnić. Dopiero zestawienie zużycia produktów z konkretnymi usługami pozwala zobaczyć, jak wygląda to w praktyce i czy obecna wycena nadal zapewnia oczekiwaną rentowność.

Jak znaleźć największe źródła strat? Zacznij od prostego audytu

Nie trzeba od razu zmieniać całego sposobu pracy salonu. W większości przypadków wystarczy przez kilka tygodni dokładniej obserwować to, co dzieje się podczas koloryzacji.

Dobrym początkiem jest odpowiedzenie na kilka prostych pytań. Jeżeli przy większości z nich trudno wskazać konkretną odpowiedź, nie oznacza to, że salon działa źle. Najczęściej oznacza po prostu brak danych potrzebnych do oceny rentowności.

To właśnie w tym miejscu wiele osób odkrywa, że problemem nie są rosnące ceny produktów, ale brak wiedzy o tym, gdzie naprawdę powstają koszty.

• ile średnio kosztują materiały wykorzystane podczas jednej koloryzacji,
• ile produktu najczęściej zostaje po zakończeniu usługi,
• jak często podczas koloryzacji przygotowywana jest dodatkowa mieszanka,
• ile kosztują poprawki wykonywane jeszcze podczas tej samej wizyty,
• czy rzeczywiste zużycie produktów zgadza się ze stanami magazynowymi,
• ile kosztuje godzina pracy przypadająca na jedną koloryzację,
• które usługi są najbardziej rentowne, a które generują najwyższe koszty.

Jak zwiększyć rentowność koloryzacji?

Zwiększenie rentowności nie zawsze wymaga podnoszenia cen. W wielu salonach większy efekt przynosi lepsza kontrola kosztów i analiza danych z codziennej pracy.

Rosnące ceny produktów sprawiają, że wiele salonów szuka oszczędności podczas składania zamówień albo zastanawia się nad podwyżką cennika. Czasami jest to konieczne, ale warto pamiętać, że cena usługi to tylko jedna strona równania. Równie ważne jest to, ile naprawdę kosztuje jej wykonanie.

Jeżeli salon nie wie, ile produktów zostało wykorzystanych podczas konkretnej koloryzacji, ile razy przygotowywana była dodatkowa mieszanka albo które usługi wymagają najwięcej poprawek, trudno podejmować decyzje, które rzeczywiście poprawiają rentowność.

Dlatego pierwszym krokiem nie powinno być szukanie oszczędności za wszelką cenę. Znacznie lepiej zacząć od uporządkowania danych.

Co warto regularnie analizować?

Nie trzeba od razu tworzyć rozbudowanych raportów finansowych. W praktyce wystarczy systematycznie obserwować kilka wskaźników, które mają największy wpływ na koszty koloryzacji.

Już analiza tych kilku elementów pozwala zauważyć zależności, których wcześniej nie było widać. Może się okazać, że usługa postrzegana jako najbardziej dochodowa w rzeczywistości generuje znacznie wyższe koszty materiałów niż pozostałe. Zdarza się również, że różnice między osobami pracującymi w salonie są większe niż wynikałoby to z samej receptury.

Takie informacje trudno zauważyć, opierając się wyłącznie na stanie magazynu lub miesięcznych obrotach.

Dane pomagają podejmować lepsze decyzje

Właściciele salonów często podejmują decyzje na podstawie doświadczenia. To naturalne i w wielu sytuacjach bardzo pomocne. Problem pojawia się wtedy, gdy doświadczenie jest jedynym źródłem informacji.

Jeżeli wydaje się, że produktów ubywa szybciej niż kiedyś, łatwo uznać, że winne są podwyżki cen albo większa liczba koloryzacji. Tymczasem przyczyn może być znacznie więcej: częściej przygotowywane zbyt duże mieszanki, większa liczba poprawek albo zmiana sposobu pracy zespołu.

Bez danych trudno odróżnić przypuszczenia od rzeczywistych przyczyn. Nie chodzi o kontrolowanie każdej osoby pracującej w salonie ani rozliczanie pojedynczych gramów farby. Celem jest lepsze zrozumienie codziennej pracy i procesów, które mają największy wpływ na rentowność.

W praktyce wiele takich analiz można prowadzić ręcznie, szczególnie w mniejszych salonach. Wraz ze wzrostem liczby koloryzacji i rozwojem zespołu zbieranie oraz porównywanie danych staje się jednak coraz bardziej czasochłonne. Właśnie dlatego powstają narzędzia, które pomagają automatycznie analizować zużycie produktów, koszty usług i rentowność koloryzacji.

Co warto zapamiętać

Koszty koloryzacji nie kończą się na cenie farby i oksydantu. Na rentowność usługi wpływają również niewielkie różnice w zużyciu produktów, poprawki wykonywane podczas koloryzacji, czas pracy oraz wiele decyzji podejmowanych każdego dnia.

Najtrudniejsze jest to, że większości tych kosztów nie widać podczas pojedynczej wizyty. Dopiero analiza wielu koloryzacji pozwala zauważyć powtarzające się schematy i odpowiedzieć na pytanie, gdzie naprawdę powstają straty.

Jeśli chcesz podejmować decyzje na podstawie danych, a nie przypuszczeń, zobacz, jak działa Dosiq. Aplikacja pomaga analizować rzeczywiste zużycie produktów, kontrolować koszty koloryzacji i lepiej rozumieć rentowność usług, dzięki czemu łatwiej planować ceny, zamówienia i rozwój salonu.

Chcesz lepiej kontrolować koszty koloryzacji i ograniczyć niepotrzebne straty w swoim salonie? Napisz do nas i porozmawiajmy o tym, jak Dosiq może w tym pomóc.

Przykłady liczbowe w tym artykule są hipotetyczne i służą wyłącznie do wyjaśnienia mechanizmu.