Jak wygląda wdrożenie Dosiq w salonie fryzjerskim? Przewodnik dla managera_ki

Zanim zacznie się wdrożenie: salon przygotowuje się do pierwszych koloryzacji

Pierwszy etap jest krótki i ma charakter organizacyjny.

Wagi zostają przypisane do urządzeń i jasno oznaczone. Osoby pracujące z kolorem otrzymują dostęp do aplikacji i zapoznają się z instrukcją. Manager_ka poznaje swoją część procesu i wie, gdzie sprawdzać zapisy. Zespół poznaje też jedną podstawową zasadę: każda mieszanka jest ważona i zapisywana w Dosiq, zanim trafi na włosy klient_ki.

Waga Bluetooth łączy się z Dosiq, więc podczas przygotowywania mieszanki można od razu zapisać rzeczywistą ilość wykorzystanych produktów. Waga działa przez dwie minuty, a po zapisaniu mieszanki można przejść do wykonania usługi.

W tym momencie manager_ka nie musi organizować wielkiego szkolenia całego zespołu. Najważniejsze jest sprawdzenie, czy każdy ma dostęp, wie, kiedy użyć Dosiq i ma gdzie wykonać zapis.

To przygotowanie ma jeden praktyczny cel: pierwszego dnia zespół ma móc normalnie pracować z kolorem, bez szukania urządzeń, dostępów czy instrukcji.

Dzień 1: pierwsze mieszanki zapisane w Dosiq

Pierwszy dzień ma na celu przede wszystkim sprawdzenie, jak nowy proces działa w rzeczywistej pracy.

Przygotowanie mieszanki wygląda następująco:

• przygotowanie miski,
• dodanie produktów,
• zważenie mieszanki,
• zapis w Dosiq,
• wykonanie usługi,
• zaznaczenie po usłudze, czy mieszanki było za mało, w sam raz czy za dużo.

Dla managera_ki najważniejsze są tego dnia dwie rzeczy: to, czy każda osoba wie, kiedy użyć Dosiq, i czy potrafi wykonać prawidłowy zapis.

Na koniec dnia można porównać liczbę wykonanych koloryzacji z liczbą zapisanych mieszanek. To pierwszy prosty sygnał pokazujący, czy i jak dobrze proces działa w salonie.

Jeżeli jakaś mieszanka nie została zapisana, na tym etapie nie jest to duży problem. Pierwszy dzień ma pokazać, gdzie pojawiają się trudności, żeby wyeliminować je na początku, nie tracić czasu zespołu i nie powielać błędów.

Przyczyny pomyłek mogą być różne i prozaiczne: waga może stać w złym miejscu, ktoś może nie mieć dostępu do aplikacji, a ktoś inny może przypomnieć sobie o zapisie dopiero po zakończeniu usługi.

Takie sytuacje są normalną częścią pierwszego dnia wdrożenia.

Dni 2–7: zespół zaczyna pracować według nowego rytmu

Po pierwszym dniu zmienia się charakter pracy managera_ki.

Nie trzeba już tłumaczyć zespołowi, czym jest Dosiq. Teraz należy sprawdzić, czy zapis mieszanki rzeczywiście pojawia się w codziennym procesie.

W pierwszym tygodniu manager_ka obserwuje liczbę koloryzacji i liczbę zapisanych mieszanek. Zwraca uwagę na osoby, które korzystają regularnie, oraz na sytuacje, w których aplikacja Dosiq nie jest używana.

To właśnie na tym etapie może wyjść na jaw ważna różnica między tym, że wszyscy wiedzą, jak działa aplikacja, a tym, że wszyscy rzeczywiście korzystają z niej podczas pracy.

I ta różnica jest naprawdę ważna.

Nowy system może być prosty w obsłudze, a mimo to przez pierwsze dni wypadać z procesu. Jeśli ktoś pomija zapis, warto najpierw sprawdzić, z czego to wynika. Czasem problemem jest pośpiech, czasem miejsce, w którym znajduje się waga, a czasem po prostu nowy nawyk nie zdążył się jeszcze utrwalić.

Dlatego manager_ka obserwuje nie tylko, czy ktoś pominął zapis, ale też kiedy i dlaczego.

Co dają salonowi regularne zapisy?

Już w pierwszym tygodniu zaczyna być widoczne, po co Dosiq zapisuje każdą mieszankę.

Dane z koloryzacji mogą pokazać rzeczywiste zużycie produktów, ilość niewykorzystanej mieszanki, historię receptur oraz miejsca, w których regularnie pojawiają się nadmiary. W Dosiq można też porównywać zużycie między wizytami i sprawdzać feedback dotyczący ilości przygotowanej mieszanki.

Dla managera_ki oznacza to zmianę rodzaju informacji, z jaką pracuje. Zamiast opierać się na pamięci zespołu, można wrócić do zapisu konkretnej wizyty.

Przy kolejnej wizycie można wrócić do wcześniejszej receptury i zobaczyć, jak wyglądało zużycie. Feedback po usłudze pokazuje, czy przygotowanej mieszanki było za mało, w sam raz czy za dużo. Przy kolejnych wizytach te informacje pomagają lepiej dopasować ilość produktu do konkretnej usługi.

Słowem: Dosiq zapisuje przebieg pracy z kolorem w sposób, który można później wykorzystać.

Po 7 dniach: pierwszy punkt kontrolny

Po tygodniu celem powinno być minimum 80% zapisanych mieszanek. Jeśli salon jest poniżej tego poziomu, zalecanym rozwiązaniem jest próba znalezienia przyczyny zamiast dokładania kolejnej instrukcji.

To bardzo praktyczne podejście. Jeśli 60% mieszanek jest zapisanych, informacja „musimy bardziej pilnować Dosiq” niewiele mówi. Znacznie więcej daje ustalenie, gdzie powstaje brakujące 40%.

Może większość pominięć pojawia się przy konkretnym rodzaju usługi? A może problem dotyczy jednej zmiany? Lub urządzenie jest ustawione w miejscu, do którego trudno podejść podczas pracy?

Dlatego siódmy dzień jest dobrym momentem na zatrzymanie się, weryfikację i krótką rozmowę z zespołem.

Dzień 7: zamiast kolejnego szkolenia rozmowa o tym, co przeszkadza

Manager_ka może zadać zespołowi cztery proste pytania:

• Co najbardziej przeszkadza w zapisie mieszanki?
• Kiedy najłatwiej zapomnieć o Dosiq?
• Czy waga, telefon lub tablet są w dobrym miejscu?
• Co można uprościć, żeby zapis stał się naturalny?

Ta rozmowa ma pomóc znaleźć przeszkody w procesie.

Jeżeli ktoś z zespołu powie: „nie mam czasu”, warto sprawdzić, czy zapis jest wykonywany w odpowiednim momencie. W założeniu Dosiq zapis odbywa się przy przygotowaniu mieszanki, przed rozpoczęciem koloryzacji. Nie trzeba więc wracać do niego po zakończeniu całej wizyty.

Jeżeli ktoś inny twierdzi, że „zapomniałam_em”, można wrócić do jednej zasady: mieszanka przed klient_ką = zapis w Dosiq.

Natomiast jeśli ktoś odbiera zapisy jako kontrolę, warto wyjaśnić ich cel. Dane mają zachować historię koloru, ułatwiać odtworzenie receptury i pokazywać rzeczywiste zużycie produktów. Nie mają na celu rozliczania fryzjerów_ek.

Co dzieje się, kiedy po koloryzacji zostaje za dużo produktu?

To jeden z ciekawszych momentów całego wdrożenia.

Zdarza się, że osoby pracujące z kolorem przygotowują trochę więcej mieszanki, na wszelki wypadek, po to, żeby nie zabrakło jej podczas aplikacji. Po usłudze okazuje się, że część produktu została niewykorzystana.

W Dosiq można zaznaczyć, że mieszanki było za dużo. Taka informacja nie jest oceną pracy – jest informacją o tym, jak wyglądała konkretna usługa.

Jeśli podobna sytuacja powtarza się przy kolejnych wizytach, salon zaczyna mieć dane, które mogą pomóc lepiej przygotować ilość mieszanki następnym razem. Dosiq przewiduje również zapis liczby dorabianych mieszanek i zmianę zużycia przy kolejnych wizytach.

To jeden z powodów, dla których sam zapis receptury nie wyczerpuje wartości systemu. Liczy się również to, co wydarzyło się podczas wykonania usługi.

Czy manager_ka będzie musiała pilnować tego cały czas?

Przez pierwsze dni – tak, ale tylko w pewnym zakresie.

Manager_ka sprawdza, czy zespół korzysta z systemu i reaguje na powtarzające się pominięcia. To element budowania nowego nawyku.

Szczegółowe wskazówki udzielane przy wdrożeniu i sam projekt aplikacji mają jednak sprawić, aby po miesiącu manager_ka nie musiał_a codziennie sprawdzać każdej miski.

Plan wdrożenia zakłada, że w dniach 8–14 zapis mieszanek ma stać się normalnym elementem pracy. Szczególną uwagę zwraca się wtedy na osoby korzystające nieregularnie.

W praktyce oznacza to stopniowe przesunięcie odpowiedzialności:

• Na początku manager_ka przypomina o procesie.
• Później sprawdza jego działanie.
• Docelowo zespół wykonuje zapis jako część pracy z kolorem.

Dni 8–14: Dosiq zaczyna być częścią codziennej pracy

Drugi tydzień jest momentem, w którym nowy sposób pracy powinien coraz mniej rzucać się w oczy.

Zespół przygotowuje mieszankę, waży ją i zapisuje. Po usłudze dodaje feedback. Te czynności zaczynają być wykonywane w tym samym rytmie co pozostałe elementy koloryzacji.

Manager_ka nadal może sprawdzać zapisy, ale coraz więcej uwagi może poświęcić temu, co mówią dane.

• Czy określone usługi generują więcej nadmiarów?
• Czy ilość przygotowywanej mieszanki zmienia się przy kolejnych wizytach?
• Czy historia receptur jest wykorzystywana przez zespół?

Dosiq już na tym etapie dostarcza informacji, które można wykorzystać w codziennej pracy salonu.

Już po 14 dniach manager_ka może mniej pilnować zapisów i skupić się na danych

Jeżeli wdrożenie przebiega zgodnie z planem, po dwóch tygodniach zespół powinien znać już podstawowy sposób pracy z Dosiq. Zapis mieszanki powinien być częścią codziennej pracy, bez konieczności przypominania o nim przy każdej koloryzacji.

To moment, w którym manager_ka może stopniowo odchodzić od samego pilnowania zapisów i zacząć wykorzystywać dane, które salon zebrał przez pierwsze tygodnie.

Co powinno wydarzyć się po 30 dniach?

Po miesiącu warto spojrzeć na wdrożenie szerzej.

• Czy większość mieszanek jest zapisywana?
• Czy manager_ka widzi rzeczywiste dane?
• Czy salon zaczyna dostrzegać miejsca, w których powstają nadmiary?
• Czy historia koloru jest wykorzystywana przy kolejnych wizytach?

Jeśli odpowiedź na te pytania będzie twierdząca, wyraźnie oznacza to, że na tym etapie wdrożenie aplikacji w salonie zakończyło się sukcesem.

To także etap, na którym Dosiq zaczyna mieć dla managera_ki znaczenie wykraczające poza sam zapis mieszanki.

Historia receptur jest dostępna dla kolejnych wizyt, dane o zużyciu można zestawiać z cenami produktów, a system może pokazać koszt materiałów wykorzystanych podczas konkretnej usługi. Dostępne są również między innymi feedback dotyczący ilości mieszanki, liczba dorabianych mieszanek, trend zużycia materiałów i zmiana zużycia przy kolejnych wizytach.

Manager_ka może więc przejść od pytania: czy zespół zapisuje mieszanki, do pytań bardziej biznesowych, mających bezpośredni wpływ na sukces salonu. Gdzie mamy największe nadmiary? Jak wygląda rzeczywiste zużycie produktów? Czy przy kolejnej wizycie przygotowujemy podobną ilość?

To właśnie moment, w którym dane z codziennej pracy zaczynają mieć zastosowanie przy zarządzaniu salonem.

Ile pracy wymaga wdrożenie Dosiq po stronie managera_ki?

Podsumowując, cały proces wdrożenia można zamknąć w kilku etapach:

• Przed startem należy przygotować sprzęt, dostępy i zespół.
• Pierwszego dnia manager_ka sprawdza, czy każda osoba potrafi wykonać zapis mieszanki.
• W pierwszym tygodniu obserwuje, czy zapis staje się częścią pracy i gdzie pojawiają się pominięcia.
• Po 7 dniach razem z zespołem szuka przyczyn problemów i sprawdza, czy osiągnięto poziom 80% zapisanych mieszanek.
• W drugim tygodniu Dosiq powinien coraz bardziej działać bez przypominania przy każdej koloryzacji.
• Po 30 dniach można już ocenić nie tylko regularność zapisów, ale też to, jakie informacje salon z nich uzyskał.

Dzięki takiemu podejściu manager_ka nie musi organizować osobnego, rozbudowanego wdrożenia. Na początku poświęca więcej uwagi nowemu procesowi, a kiedy zespół nabiera nawyku, może skupić się na tym, co pokazują zebrane dane.

Dobrze przeprowadzone wdrożenie kończy się zmianą codziennego nawyku

Po miesiącu zespół ma już wypracowany sposób pracy z Dosiq: mieszanki są ważone i zapisywane przed koloryzacją, po usłudze pojawia się informacja o ilości przygotowanego produktu, a historia wizyt zostaje w systemie.

Dla managera_ki oznacza to dostęp do danych, których wcześniej nie trzeba było zbierać przy każdej koloryzacji. Można sprawdzić rzeczywiste zużycie produktów, zobaczyć, gdzie pojawiają się nadmiary, i wrócić do wcześniejszych receptur przy kolejnych wizytach.

Wdrożenie nie wymaga więc przebudowania pracy całego salonu. Wystarczy wprowadzić jeden nowy element do codziennego rytmu i dać zespołowi czas, żeby stał się nawykiem.